Produkty i grupy produktów

Rozwiązanie Nayax umożliwia między innymi śledzenie sprzedaży w czasie rzeczywistym oraz tworzenie obszernych podsumowań sprzedaży. Domyślnie widzimy sprzedaż po kodach MDB ustawionych w maszynie, które odpowiadają w różnym stopniu poszczególnym sprężynom / talerzom w maszynie. Rzadko kiedy jesteśmy w stanie zestawić kod MDB w wybranym automacie z konkretnym produktem, a nawet jeśli jest to szalenie niepraktyczne. Dlatego warto powiązać sprzedaż w automacie z konkretnymi produktami. W rezultacie uzyskamy dane ilościowe i jakościowe odnośnie stanów zaopatrzenia w poszczególnych automatach. Pierwszym krokiem jest stworzenie listy produktów naszego asortymentu (najlepiej z podziałem na na grupy np. napoje, przekąski itp.).

Rys.1 Fragment planogramu wybranego automatu bez informacji o produktach. Widzimy ogólny poziom zaopatrzenia, lecz nie wiemy jakich artykułów brakuje.

W tym celu przechodzimy do moduły Produkty w menu Administracja. Po załadowaniu strony możemy od razu kliknąć przycisk szukaj, aby wyświetlić w panelu po lewej stronie ekranu wszystkie dostępne artykuły. Każdy operator indywidualnie tworzy własne grupy produktów oraz dodaje do nich pojedyncze artykuły. W rezultacie lista z początkowo pustej będzie się systematycznie powiększała, aż będzie przypominała tą na poniższym zrzucie ekranu:

Rys. 2 Przykładowy wygląd modułu Produkty z dodanymi i zorganizowanymi w grupy artykułami.

Artykułu możemy filtrować posługując się kilkoma filtrami:

• Operator - możemy wskazać dla jakiego Podmiotu mają zostać wyświetlone produkty. Parametr ma jedynie znaczenie przy podmiotach będących Dystrybutorem, gdyż Operator będzie miał dostęp jedynie do swoich produktów
• Dostawca - możemy wyszukać produkty, które uzyskujemy od konkretnego kontrahenta
• Opis - umożliwia wyświetlenie produktów posiadających określoną frazę w polu Opis
• Grupa - umożliwia wyświetlenie produktów znajdujących się w konkretnej grupie
• Nr prod. wg Operatora (EAN) - umożliwia wyszukanie produktów po numerze produktu nadanym przez Operatora
• Nr katalogowy - umożliwia wyszukiwanie produktu po numerze katalogowym nadanym przez Operatora
• Status - umożliwia filtrowanie produktów na aktywne i nieaktywne
• Nazwa produktu - umożliwia wyszukiwanie produktów po ich nazwie w systemie Nayax

Produkt możemy dodać na dwa sposoby. Pojedynczy artykuł dodamy wypełniając Informacje o produkcie w głównej części okna. Aby dodać kolejne musimy kliknąć przycisk Utwórz powyżej formularza oraz wybrać Dodaj produkt. Drugim sposobem jest importowanie wielu produktów jednocześnie z pliku Excel. Jednak w pierwszej kolejności powinniśmy utworzyć grupę produktów klikając przycisk Utwórz powyżej formularza oraz wybierając Dodaj grupę produktów. 

Rys. 3 Menu Utwórz w które wykorzystujemy do dodawania nowych grup produktów, pojedynczych produktów oraz importu listy produktów z pliku Excel.

W rezultacie zostaniemy przeniesieni do formularza dodawania nowej grupy produktów. Grupa produktów zostanie utworzona po podaniu przynajmniej wymaganych informacji oraz kliknięciu w Zapisz grupę produktów. Formularz zawiera następujące pola:

• Operator (wymagane) - nazwa naszego podmiotu wpisana ręcznie lub wybrana z listy
• Opis (wymagane) - nazwa grupy produktów
• Kod - kod grupy produktów według Operatora
• Subcode - kod drugiego rzędu dla grupy produktów
• Product Group Picture - umożliwia wgrania zdjęcia reprezentującego grupę produktów
• Create On - Utworzył / Update On - Zmienione przez - pola nieedytowalne służące do rejestrowania czasu utworzenia / modyfikacji grupy produktów oraz użytkownika, który tą akcję wykonał
• Informacje dot. VAT - umożliwia wprowadzenia informacji o podatku VAT dla produktów w tej grupie. Dodanie informacji o VAT wymaga wpisania nazwy kraju, stawki podatku oraz oznaczenia stawki

Rys. 4 Formularz dodawania nowej grupy produktów

Teraz przejdziemy do dodania pojedynczego produktu poprzez wybranie z menu Utwórz opcji dodaj produkt. Otworzy się formularz jak na Rys.2. Produkt zostanie utworzony już po wskazaniu Podmiotu, nazwy produktu, statusu i grupy produktu do którego przynależy oraz kliknięciu w Zapisz produkt. Pozostałe wartości są opcjonalne, ale mogą być wykorzystywane przez niektórych operatorów:

• Podmiot (wymagane) - nazwa naszego Operatora wpisana ręcznie lub wybrana z listy
• Grupa (wymagane) - grupa produktów pozwalająca organizować produkty w jednostki o wspólnych cechach np. przekąski lub napoje
• Nazwa produktu (wymagane) - nazwa artykułu, która będzie wyświetlana w systemie Nayax
• Dex Name - nazwa produktu, pod którą produkt będzie rejestrowany w plikach audytowych
• Opis - pole na szczegółowy opis produktu
• Dostawca - pole pozwala na dodanie informacji o pochodzeniu produktu
• Typ opakowania - umożliwia identyfikację rodzaju opakowania artykułu
• Status (wymagane) - status produktu. Aktywny bądź nieaktywny
• ID produktu (wg Nayax) - unikalny numer artykułu w systemie Nayax
• Nr katologowy - numer produktu w raportach
• Nr prod. wg Operatora (EAN) - numer produktu według Operatora pojawi raporcie sprzedaży według produktów
• EAN (European Article Number) - Europejski Kod Towarowy
• Zdjęcie produktu - pole umożliwiające wgranie grafiki atrykułu
• Cena zakupu - cena po jakiej produkt jest nabywany przez Operatora
• Cash Display Price - kwota używana do raportowania sprzedaży gotówkowej w przypadku, gdy maszyna raportuje niewłaściwe kwoty
• Cena k. bank. - cena dla zakupów kartą bankową
• Cena pre-paid - cena dla kart pre-paid
• External Prepaid Card Price - cena dla zewnętrznych kart prepaid
• Domyslna cena sprzedaży - cena domyślna dla klienta końcowego
• Calories per Serving - liczba kalorii w jednej porcji artykułu (wyświetlanie dostępne w urządzeniach dotykowych)
• Calories per 100g - liczba kalorii w 100 g  artykuły (wyświetlanie dostępne w urządzeniach dotykowych)
• Ilość w opakowaniu - liczba sztuk artykułu w opakowaniu zbiorczym
• Minimum logistyczne - próg graniczny, po którego przekroczeniu produkt będzie uwzględniany w listach braków
• Create On - Utworzył / Update On - Zmienione przez - pola nieedytowalne służące do rejestrowania czasu utworzenia / modyfikacji grupy produktów oraz użytkownika, który tą akcję wykonał

W przypadku, gdy chcemy dodać wiele produktów na raz korzystniej będzie skorzystać z dodawania produktów poprzez import przygotowanego arkusza Excel. Do zakładki importu przechodzimy przez wybranie z menu Utwórz opcji Importuj produkty z Excel'a. Klikając w niebieski link poniżej przykładu wymaganego nagłówka, pobierzemy pusty szablon pliku do importu, zawierający już wymagany w pierwszym wierszu nagłówek. 

Rys. 5 Formularz importu produktów z pliku Excel wraz z opisem poszczególnych pól.

Kolejne kolumny należy uzupełnić następującymi informacjami:

• Systemowe ID produktu - systemowe ID produktu będzie widniało w wyeksportowanym pliku z produktami. Nowo wprowadzane produkty nie wymagają podania Systemowego ID produktu
• Nazwa produktu (wymagane) - nazwa produktu, która zostanie wyświetlona w raportach (max. 100 znaków)
• Dex Name - nazwa produktu, która zostanie wyświetlona w pliku DEX (max. 16 znaków)
• Product ID  - numer produktu w raportach (max. 100 znaków)
• Nr prod. wg Operatora - nr produktu według Operatora (pojawi się w raporcie)
• Cena zakupu - cena po jakiej produkt jest nabywany przez Operatora
• Cash Display Price - kwota używana do raportowania sprzedaży gotówkowej w przypadku, gdy maszyna raportuje niewłaściwe kwoty
• Cena pre-paid - cena dla kart pre-paid
• Credit Card Price - cena dla zakupów kartą bankową
• Domyslna cena sprzedaży - cena domyślna dla klienta końcowego
• Minimum logistyczne - próg graniczny, po którego przekroczeniu produkt będzie uwzględniany w listach braków
• Ilość w opakowaniu - ilość produktu w opakowaniu zbiorczym kupowanym przez operatora
• Status (wymagane) - określa czy produkt jest aktywny lub nieaktywny 1 - Aktywny 2 - Nieaktywny
• EAN - Europejski Kod Towarowy, który będzie wyświetlany w raportach
• Calories Per 100g - liczba kalorii w 100 g  artykuły (wyświetlanie dostępne w urządzeniach dotykowych)
• Calories Per Serving - liczba kalorii w jednej porcji artykułu (wyświetlanie dostępne w urządzeniach dotykowych)

Gdy plik jest odpowiednio przygotowany, możemy przystąpić do importu. W formularzu wybieramy nasz Podmiot oraz Grupę. Następnie w polu Excel File za pomocą niebieskiego symbolu "wgraj" wybieramy plik Excel z dysku komputera. Ostatecznie klikamy w górnym menu Importuj produkty, aby dodać artykuły pod naszego Operatora. W prawym górnym roku zostanie wyświetlona informacja na zielonym lub czerwonym tle o powodzeniu lub ewentualnym niepowodzeniu operacji.

W module Produkty możemy także wyeksportować wszystkie produkty dodane pod naszym operatorem. Dzięki temu uzyskamy informacje o wszystkich produktach w jednym miejscu. Export odbywa się do pliku Excel, więc otrzymujemy edytowalne dane. Ten fakt możemy wykorzystać przy aktualizacji danych wielu produktów na raz. Wystarczy, że zmienimy dane w pliku i wgramy go ponownie tak jak w przypadku importu nowych produktów.

W menu Czynności znajdziemy jeszcze jedną przydatną funkcję. Po wskazaniu jednego z już istniejących produktów i wybraniu z wcześniej wspomnianego menu opcji Zaktualizuj produkt w automatach we wszyskich planogramach automatach, gdzie występuje produkt jego parametry zostaną uaktualnione. Jest to nieoceniona funkcja, gdy mamy spójną politykę cenową. W przypadku, gdy występują produkty, które z jakieś przyczyny posiadają inne ceny niż w pozostałych lokalizacjach zaleca się stworzenie kolejnych produktów z dopiskiem np. rabat, promocja, inna cena itp.

Poniższy materiał video prezentuje jak w praktyce wygląda dodawanie produktów do systemu Nayax: