Czym jest prepaid?

Prepaid to popularne rozwiązanie pozwalające na przeprowadzenie sprzedaż przed odbiorem towaru lub usługi. W praktyce oznacza to, że konsument po wniesieniu opłaty otrzymuje środek płatniczy, który może wymienić na określone towary lub usługi wystawcy. Operator otrzymuje zapłatę z góry, a klient wyda środki wyłącznie w maszynach należących do wystawcy kart.

Najczęściej spotykamy karty prepaid, które wyglądem oraz sposobem płatności są najbardziej zbliżone do tradycyjnych kart bankowych. Nośniki prepaid możemy również spotkać w postaci breloków, opasek, naklejek NFC oraz w jako wirtualne karty prepaid, będące elementem portfela elektronicznego Monyx Wallet – aplikacji płatniczej od Nayax.

Karty prepaid - największą popularnością cieszą się standardowe karty z nadrukiem vendingowym bądź myjniowym. Działają w standardzie Mifare (13,56 MHz) i są bezpośrednio czytane przez wszystkie czytniki Nayax. Nadrukowany numer systemowy ułatwia dodawania kart do systemu i ich obsługę. Oprócz naszych standardowych nadruków oferujemy karty spersonalizowane na podstawie przesłanego przez klienta projektu. Dzięki temu karty stają się także nośnikiem informacji marketingowej, promując operatora lub zewnętrze podmioty.
Breloki prepaid - stanowią atrakcyjną alternatywę dla kart prepaid. Są często wykorzystywane jako elementy systemu rejestracji czasu pracy lub dostępu. Brelok doczepiony do kluczy samochodowych jest idealnym rozwiązaniem jako nośnik prepaid operatora myjniowego. Mamy pewność, że klient ma go zawsze przy sobie i jest gotowy, żeby spontanicznie skorzystać z myjni. Mimo mniejszego rozmiaru brelok jest nadal identyfikowalny za pomocą wygrawerowanego unikalnego numeru.
Naklejki NFC - mogą przekształci dowolny przedmiot w środek płatniczy. Niższą trwałość nadrabiają małymi rozmiarami. Mogą być też wykorzystywane, gdy klient nie chce zwiększać ilości kart lub obecnie wykorzystywany system kart działa na innej częstotliwości niezgodnej z standardem Mifare.
Bransoletki prepaid - układy elektroniczne mogą zostać umieszczone także w gumowych opaskach lub bransoletach. Stwarza to nowe możliwości w miejscach, gdzie takie nośniki są już powszechnie wykorzystywane: siłownie, kluby fitness, sauny oraz baseny i parki wodne. Opaska, która służy do otwarcia drzwi szafki depozytowej może uprawniać do wykonania jednej transakcji w ramach korzystania z innej usługi. Bransoletka będąca identyfikatorem na koncercie może być nośnikiem kredytu do wykorzystania w automatach z napojami i fotobudkach.
Klient ma już nośniki RFID czy mogę je wykorzystać?
Jeśli klient posiada już karty elektromagnetyczne w charakterze klucza kontroli dostępu lub elementu systemu rejestracji, nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykorzystać już istniejące karty. Zazwyczaj konieczne jest przeliczenie numerów nadrukowanych lub systemowych dostarczonych przez klienta na format rozpoznawany przez czytniki Nayax. W przypadku, gdy karty działają w innym standardzie np. 125 kHz konieczny będzie montaż dodatkowego czytnika tych kart, który prześlę informację o odczytanym identyfikatorze karty do terminala płatniczego.

Wraz z pierwszym zamówieniem terminali Nayax otrzymujecie Państwo testową kartę prepaid, która umożliwi Państwu przeprowadzenie transakcji bez konieczności używania kart bankowej – realnych pieniędzy. Na takich kartach ustawiamy limit kilkuset złotych, aby kredytu do testowania nie zabrakło. Często pojawia się pytanie - „Czy kwota która znalazła się na karcie zostanie doliczona do faktury abonamentowej?”, „Kto wpłacił pieniądze na kartę?”.

Istotną różnicą jest fakt, że działają bez powiązania z rachunkiem bankowych, a w oparciu o konto techniczne w systemie Nayax, identyfikowane przez unikalny numer karty. Wartość kredytu przypisana do danego konta określa saldo prepaidu. Wartości te mają charakter umowny, gdyż przyznany kredyt możemy zmodyfikować według potrzeby. Środki na np. kartach prepaid mają charakter środka płatniczego wyłącznie, gdy ktoś za dostęp do tych środków zapłaci tzn. z góry przed korzystaniem z karty lub po okresie rozliczeniowym według zużycia. System ma zawsze za zadanie sprawdzić czy aktualne saldo karty umożliwia nabycie danego produktu, a po zakończonej pomyślnie transakcji zaktualizować saldo o wartość zakupu.

Prepaid w systemie Nayax jest online co pozwala to na łatwe zarządzanie kartami, sprawdzanie transakcji w czasie rzeczywistym, ewidencję i raportowanie środków czy zablokowanie nośnika. Wszystko powyższe czynności wykonujemy zdalnie, bez konieczności posiadania nośnika obok siebie. Przekazujemy operatorom niezbędną wiedzę oraz materiały, które umożliwiają samodzielną administrację nośnikami prepaid. W ramach obsługi pomagamy zbadać możliwość wykorzystania istniejących u klientów nośników np. kart pracowniczych. Przygotowujemy szablony do importu prepaid w uzgodnieniu o wymagania klienta.

Rolą operatora jest dalsze administrowanie zbiorem kart prepaid i obsługa jego klientów, którzy korzystają z tego rozwiązania.

Dostępne funkcjonalności nośników prepaid:

zdalne zmiany ustawień w tym aktywacja i dezaktywacja
nośniki fizyczne i wirtualne
obsługa kredytu wartościowego ( kwotowego) oraz ilościowego ( liczba wydań produktu)
limit dzienny oraz miesięczny
definiowanie limitów ze względu na dzień tygodnia
automatyczne odnawianie kredytu w wybranym czasie lub jednorazowe karty podarunkowe
przechodzenie niewykorzystanego kredytu na następny miesiąc
możliwość przypisywania do kart posiadaczy oraz numerów identyfikacyjnych
czasowe wyłączenie doładowania nośników prepaid np. w czasie wakacji w szkołach
doładowanie gotówką bądź kartą bankową
historia ostatnich sprzedaży, zużycie miesięczne i całościowe
możliwość administrowania ustawieniami dużych zbiorów kart przy pomocy arkusza kalkulacyjnego
zarządzanie prepaidami przez API
definiowanie w których maszynach nośniki prepaid mają być honorowane

Operatorzy maszyn samoobsługowych coraz częściej zwracają się w kierunku rozwiązań prepaid, aby zwiększyć sprzedaż bezgotówkową. Jest to najłatwiejsza w realizacji forma zbudowania więzi między operatorem i konsumentem. Korzystna polityka cenowa w połączeniu z akcjami marketingowymi sprawi, że Państwa usługa będzie wybierana w pierwszej kolejności. Wprowadzenie kart prepaid w instytucjach, firmach i zakładach pracy stwarza nowe możliwości. Telemetria zapewniana przez terminale Nayax pozwoli na tworzenie raportów zużycia środków na nośnikach prepaid, a co za tym idzie stanowią podstawę do wystawiania faktur VAT. Dzięki temu pracodawca może fakturować usługi w maszynach samoobsługowych bez konieczności wprowadzenia jakichkolwiek dodatkowych urządzeń.

Korzyści dla operatora

Zwiększenie środowiska sprzedażowego

Operator, który do tej pory obsługiwał płatności gotówkowe oraz tradycyjne płatności kartą otwiera się na klientów instytucjonalnych w postaci placówek publicznych, zakładów pracy lub biur, którzy potrzebują zamkniętego i transparentnego środowiska płatniczego.

Brak prowizji od transakcji

Ponieważ transakcje obywają się w zamkniętym środowisku obsługiwanym przez system Nayax nie ma potrzeby rozliczania ich przez agenta rozliczeniowego. Przy zakupie produktu lub usługi saldo na karcie zostanie pomniejszone o cenę wybranego artykułu.

Łatwość zarządzania

Wszystkie nośniki prepaid są zarządzane z poziomy systemu Nayax – tego samego, którego używasz do zarządzania automatami. Wszystkie czynności możemy wykonać zdalnie np. aktywacja/dezaktywacja, zmiana kwoty aktualnego kredytu lub doładowań miesięcznych, dodanie nowych nośników, generowanie raportów itp.

Transparentność

System umożliwia nadanie dostępu wyłącznie do kart prepaid dla osób zewnętrznych np. pracownik działu administracji klienta, u którego wprowadziliśmy prepaid. Takie osoby mogą na bieżąco monitorować zużycie, generować raporty lub administrować nośnikami bez potrzeby obsługi przez operatora maszyn.

Zniżki i specjalne ceny

Operator ma możliwość kształtowania cen produktów dla poszczególnych metod płatności, w tym prepaid. Konsumenci będą bardziej skłonni korzystać z nośników prepaid, jeśli zagwarantują one otrzymanie ulubionych produktów w najbardziej atrakcyjnych cenach.

Kampanie marketingowe

Wprowadzenie popularnych programów lojalnościowych bazujących na mechanizmach KUP X + 1 gratis, lub KUP X następny 50% taniej, zwiększa ilość transakcji i powoduje, że klienci będą korzystać wyłącznie z automatów z promocją.

Zdalne reklamacje

Wykorzystanie wirtualnych kart prepaid pozwala na dbanie o zadowolenie klienta nawet w wypadku, gdy przy maszynie zastała go niemiła sytuacja. Zwróć środki za nieudany zakup na wirtualnej karcie aplikacji Monyx Wallet.

Elastyczność ustawień

Zastosowanie różnych wariantów przyznanego kredytu w powiązaniu z możliwością ustawień różnych limitów pozwala precyzyjne określić sposób w jaki karty będą wykorzystywane.

Główne korzyści konsumenta

Doładowanie nośników prepaid

Logika biznesowa i przykłady użycia

Przykład 1

Pracownicze karty prepaid

Firma X dłuższy czas szukała sposobu na zwiększenie konfortu pracy swoich pracowników. Dowiedziała się, że Operator może dostarczyć automaty vendingowe wraz z kartami prepaid, które służyłyby jako środek płatniczy. Obie strony ustalają szczegóły współpracy oraz kredyt i limity na kartach. Operator wydaje karty dla Firmy, która we własnym zakresie rozdysponowuje karty poszczególnym pracownikom identyfikując ich po numerze pracownika. Zestawienie nr wydanej karty oraz nr pracownika zostaje przesłane do pracownika Televend wraz z oczekiwanymi parametrami kart. Jeszcze tego samego dnia można dokonywać zakupów autmatach z czytnikami Nayax. Dodatkowo Televend dostarcza materiały oraz przeprowadza szkolenie w zakresie zarządzania kartami prepaid dla Operatora lub osoby z Firmy. Najczeście taka osoba otrzymuje oddzielny dostęp wyłącznie do kart prepaid. Może samodzielnie modyfikować stan kart, aktywować i dezaktywować karty lub generować raporty, aby śledzić zużycie. Operator w zależności od ustaleń z firmą wystawia FV za rzeczywiste zakupy wykonane za pomocą prepaid lub za dostępny do wykorzystania kredyt.

Przykład 2

Wydawanie artykułów BHP

Firma Y szuka sposobu na skuteczną dystrybucję artykułów BHP na hali produkcyjnej. Skonsultowała swoje oczekiwanie z Operatororem maszyn z napojami i przekąskami, który ma już u nich swoje automaty. Operator zaproponował wprowadzenie dodakowej maszyny wyłącznie z artykułami BHP oraz wykorzystanie pracowniczych kart dostępowych jako nośnika kart prepaid, gdyż działają w standardzie Mifare i są natywnie odczytywane przez terminal. Firma dostarcza Televendowi numery kart z posiadanej bazy informatycznej oraz prosi o to by karta wydawała 1 artykuł dziennie. Po wykonaniu kilku testów pracownik Televend potwierdza możliwość wykorzystania kart, określa sposób przeliczenia numerów. Ostatecznie przygotowuje wdrążenie kart oraz dostęp dla pracownika Firmy Y, który może monitorować wykorzystanie zasobów oraz indywidualnie śledzić czy poszczególne jednostki stosują środki BHP.

Przykład 3

Karta myjniowa

Myjnia znacząco zwiększyła obrót po wprowadzeniu płatności bezgotówkowych. Operator myjni postawił sobie za zadanie zbudowanie grupy lojalnych klientów i dotarcie do klientów flotowych. Zamówił w Televend 200 kart prepiad z personalizowanym nadrukiem według własnego projektu. Klientom indywidualnym wydaje jednorazowe karty z kredytem 50 zł, ale udało się mu pozyskać lokalne pracodawcę z flotą 20 samochodów. Do każdego auta wydał kartę z limitem pozwalającym na 10 myć w miesiącu. Dzięki uruchomionej kampanii marketingowej wyłącznie użytkownicy kart prepaid mają mycie o 5% tańsze. Dzięki identyfikowaniu kart operator szybko generuje raporty wykorzystania środków z prepaid dla kart wystawionych dla klienta flotowego. W efekcie ma gotowe dane do wystawienia FV.

Przykład 4

Współpraca różnych operatorów

W jednym z biurowców działa dwóch operatorów vendingowych. Jeden z nich specjalizuje się świeżych kanapkach i przekąskach. Drugi z kolei oferuje głównie ciepłe, ale także zimne napoje. Obaj operatorzy kożystają z rozwiązania Nayax od Televend. Postanowili współpracować zamiast wywalizować i z pomocą Televend wprowadzili wspólną kartę prepaid dla pracowników biurowca. Pracownicy mogą wygodnie korzystać wyłącznie z karty dostępowej, która została zaadaptowana jako nośnik prepaid. To oni decydują z których usług skorzystają w opaciu o przyznany kredyt i limity. Co miesiąc operatorzy wykonują rozliczenie transakcji prepaid w oparciu o transakcje wykonane w swoich maszynach i fakurują poszczegołne firmy działające w biurowcu.

Przykład 5

Szpital, biuro lub uczelnia z automatami obłsugującymi karty bankowe i prepaid pracowników

Na terenie Uniwesytetu od lat działa operator maszyn samoobsługowych, który od niedawna posiada terminale płatnicze Nayax. Zwrócił się z ofertą na wprowadzenie nośników prepaid do Rektoratu uczelni. Zaproponował wykorzystanie pracowniczych identyfikatorów w połączeniu z naklejkami NFC. W ten sposób pracownicy uczelni mogli by korzystać z specjalnych cen podczas gdy osoby z zewnątrz używając gotówki lub karty bankowej zapłacą pełną cenę. Po udanym wdrążeniu operator przygotowuje kolejną oferę, która ma objąć także studentów i ma wykorzystywać legitymacje studenckie.

Przykład 6

Dystrybucja wody, kawy

Firmy w zależności od warunków atmosferycznych musi zapewnić odpowiednią ilość napoi chłodzących. Obawiając się nadużyć ze strony pracowników pracodawca zdecydował się na rozwiązanie prepaid. Ustawił dzienny limit transakcji na 2 co odpowiada 2 0,5 litrowym butelkom. W trakcie miesięcy letnich zdalnie zwiększa limit do 4.

Fakturowanie

Jest to chyba jedna z najistotniejszych aspektów korzystania z kart prepaid. Dzięki temu wydatki poniesione przy zakupie usług w maszynach samoobsługowych są ewidencjonowane, a raporty sprzedażowe mogą posłużyć do sporządzenia faktur VAT. Coraz więcej pracodawców korzysta z takich rozwiązań głównie dlatego, że może dopisać poniesione wydatki w koszta.

Faktura według sumy zużycia

W tym scenariuszu klient dostaje do dyspozycji określoną liczbę kart z ustalonym limitem do wykorzystania. Operator maszyn samoobsługowych po zakończonym okresie rozliczeniowym generuje raport zużycia dla poszczególnych klientów. Suma zużycia będzie stanowiła kwotę na FV. W zależności od potrzeb i szczegółowości FV możemy uzyskać dane o zużyciu kredytu z wyszczególnieniem pojedynczych kart.

Faktura za dostępny do wykorzystania kredyt

To najprostszy sposób fakturowania z korzystania kart prepaid. Klient dostaje określoną liczbę nośników z ustalonym kredytem do wykorzystania. Operator już na początku okresu rozliczeniowego wystawia fakturę według wzoru: ilość kart * dostępny kredyt.

Faktura podczas nabycia karty z wybranym kredytem

Klient zgłasza u Operatora chęć zakupu karty przepłaconej. Operator wydaje nośnik prepaid np. w postaci karty, a następnie zmienia kredyt danej karty w systemie na kwotę wpłaconą przez nabywcę i wystawia mu dokument VAT.

Karta prepaid - co to?